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Automatiser la Gestion des Emails avec l’IA et Power Automate (Outlook 365)

🎯 Objectif :
L’un des plus grands freins à la productivité est la gestion des emails. Entre les réponses aux clients, le tri des newsletters, les relances et la recherche d’informations dans les échanges, nous passons des heures chaque semaine à gérer notre boîte de réception.

Grâce à Power Automate et l’IA, vous pouvez mettre en place une automatisation intelligente pour trier, répondre et organiser vos emails sans effort. 🚀

🔹 Étape 1 : Activer Power Automate et se connecter à Outlook 365

1️⃣ Accédez à Power Automate en vous connectant à Microsoft Power Automate.
2️⃣ Cliquez sur “Créer” puis “Automatisé à partir d’un déclencheur”.
3️⃣ Sélectionnez “Lors de la réception d’un email (Office 365 Outlook)” comme déclencheur.
4️⃣ Connectez votre compte Outlook 365 si ce n’est pas encore fait.

🔹 Étape 2 : Filtrer et catégoriser les emails automatiquement

💡 Objectif : Trier les emails entrants selon leur importance pour éviter d’être noyé sous des messages inutiles.

📌 Filtrer les emails prioritaires (clients, urgents, etc.)

1️⃣ Ajoutez une condition dans Power Automate pour analyser l’expéditeur.
2️⃣ Configurez une règle :

  • Si l’expéditeur est un client important (email contenant “client”, “commande”, “urgent”…), placez-le dans un dossier prioritaire.
  • Sinon, classez-le dans un dossier “À traiter plus tard”.

📌 Supprimer ou archiver les emails inutiles automatiquement

1️⃣ Ajoutez une condition pour détecter les newsletters ou spams (ex. : emails contenant “unsubscribe” ou provenant de listes de diffusion).
2️⃣ Déplacez-les directement vers le dossier “Newsletters” ou “Corbeille”.
3️⃣ Activez une suppression automatique après 30 jours pour ne pas encombrer votre boîte mail.

🔹 Étape 3 : Répondre automatiquement avec ChatGPT et Power Automate

💡 Objectif : Gagner du temps en générant des réponses automatiques aux emails récurrents.

📌 Étapes pour mettre en place un assistant IA qui répond automatiquement

1️⃣ Ajoutez une action “Obtenir une réponse de GPT” (avec Power Automate + OpenAI API)

  • Connectez Power Automate à l’API OpenAI (nécessite une clé API GPT-4).
  • Configurez une requête pour envoyer l’email reçu à ChatGPT et lui demander une réponse adaptée.

2️⃣ Personnalisez la réponse générée avant envoi

  • Ajoutez une validation humaine avant d’envoyer la réponse.
  • Utilisez Microsoft Teams ou Outlook pour valider en un clic avant l’envoi final.

3️⃣ Automatiser les relances clients

  • Ajoutez une règle pour détecter les emails non répondus sous 48h.
  • Déclenchez un email de relance automatique en utilisant un modèle d’email pré-écrit.

🔹 Étape 4 : Créer des alertes intelligentes avec l’IA

💡 Objectif : Recevoir des notifications prioritaires uniquement sur les emails importants.

📌 Mettre en place des alertes intelligentes

1️⃣ Ajoutez une condition pour identifier les emails critiques (ex. : contenant “urgent”, “paiement”, “problème”).
2️⃣ Activez une alerte Microsoft Teams ou un SMS via Power Automate pour être notifié immédiatement.

🔹 Étape 5 : Générer des résumés d’emails et classer les pièces jointes

💡 Objectif : Résumer les emails longs et extraire automatiquement les pièces jointes importantes.

📌 Résumer les emails en 3 points clés

1️⃣ Connectez Power Automate à ChatGPT ou Microsoft Copilot.
2️⃣ Configurez un flux pour analyser les emails de plus de 300 mots et générer un résumé en 3 phrases clés.
3️⃣ Stockez le résumé dans OneNote ou Teams pour le consulter rapidement.

📌 Sauvegarder et organiser les pièces jointes automatiquement

1️⃣ Si un email contient une pièce jointe importante (facture, contrat, devis), enregistrez-la automatiquement dans OneDrive ou SharePoint.
2️⃣ Ajoutez une nomenclature de nom de fichier pour organiser les documents sans effort.

🎯 Résultat : Un gain de temps considérable !

Grâce à cette automatisation, vous :
✅ Éliminez 80 % du tri manuel des emails.
✅ Ne ratez plus jamais un message important grâce aux alertes intelligentes.
✅ Répondez en quelques secondes aux emails répétitifs grâce à ChatGPT.
✅ Transformez les emails longs en résumés exploitables.

📌 Bonus : Une fois configuré, ce système vous permet de gagner en moyenne 2h par jour, soit 10h par semaine ! 🚀

👉 Prêt à automatiser votre gestion des emails ? Il ne vous reste plus qu’à tester Power Automate et booster votre productivité ! 😊

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